Een opgeruimd bedrijf met visie

Krachtig leiderschap door opruimbeleid!

Krijg jij ook weer overzicht als alles opgeruimd is?

De komende weken staan bij mij thuis in het teken van opruimen. Ik ga verhuizen en om straks belangrijke papieren of andere zaken terug te kunnen vinden, zijn we nu in de fase van sorteren, ordenen en weggooien.

Voor mij is dit niet de 1ste verhuizing. Ik woon hier nog maar een paar jaar. Toch ervaar ik het opruimen als zeer waardevol. Ik vind diploma’s en certificaten terug. Een polis van een vijftig jaar oude begrafenis verzekering op mijn naam, gekocht door mijn vader.

Alles wordt beoordeeld en in de goede mappen opgeruimd.

Wat heeft dit met organisaties te maken?

Als extern adviseur kom ik bij veel bedrijven binnen. Ieder bedrijf heeft zijn eigen uitstraling. Voor een eerste indruk maakt het een groot verschil of de bureaus opgeruimd zijn of dat je overal stapels papier ziet staan.

Recentelijk ben ik op bezoek geweest bij twee bedrijven, die zeer goed aan de weg timmeren. Beide bedrijven hebben roerige tijden achter de rug met veel vertrekkende medewerkers.

Deze bedrijven hebben allebei een “clean desk policy” ingevoerd. Medewerkers worden gevraagd om iedere dag alles te ordenen, op te bergen of weg te gooien. Uiteraard gaat dit vergezeld van een krachtig ICT documentatie systeem. De opgeruimdheid van het bedrijf schept rust en ruimte. Het komt gewoon sterk over. Deze bedrijven groeien ondanks de crisis tegen de verdrukking in. Deze sterke uitstraling gaat gepaard met een krachtige visie. In één oog opslag zie je, dat je te maken hebt met krachtig management.

Zelf heb ik ervaring bij zeer rommelige bedrijven. Ik heb stapels papieren opgeruimd. In deze stapels papier zat ook zeer gevoelige informatie. Die documenten lagen gewoon open en bloot op kantoor. Als klant of medewerker moet je er niet aan denken dat deze informatie op een verkeerde plek terecht komt. Medewerkers waren geregeld op zoek naar zoekgeraakte documenten. Je zult maar een controle krijgen van een inspectie en de informatie is er wel, maar je weet niet in welke stapel. Erger je hebt een zeer grote order gekregen, maar de belangrijke specificaties of tekeningen zijn kwijt. Het managementteam bij deze bedrijven vond het opruimen niet belangrijk. De teams werk treedt volgens mij niet op als één team, de visie is er wel maar heeft geen kracht. Uit ervaring weet ik dat het management geen krachtige eenheid vormt.

Welke effecten heeft een opgeruimd bedrijf allemaal op de organisatie?

  1. Clean Desk Policy vraagt krachtige leiders. Heb je weleens een project mee gemaakt op dit gebied. Het opruimen zorgt voor veel weerstand bij mensen. Veel mensen houden van nature niet zo van opruimen. Een deel van de mensen zijn verzamelaar. Een ander deel is liever bezig met iets nieuws, dan het oude te moeten archiveren. Een leider die het voor elkaar krijgt om een opgeruimd bedrijf te laten zien, laat krachtig leiderschap zien. Vooral als dit een continu proces is, waarbij aan het eind van de dag de medewerkers allemaal hun bureau leegruimen.
  2. Clean Desk Policy vraagt ook om een gestructureerd documentatiesysteem. Als dit beleid niet gepaard gaat met een goed systeem, dan is het alleen maar een optische verbetering. Letterlijk achter de schermen is het een rotzooi. Een goed georganiseerd documentatie systeem zorgt ervoor dat de medewerkers alle documenten terug kunnen vinden in het systeem. Schaduw documentatie of schaduw bestanden zijn dan niet meer nodig. Veel organisaties hebben hier baat bij ( bedenk eens hoeveel server ruimte er uitgespaard kan blijven). Een goed systeem draagt bij aan de acceptatie van de medewerkers om georganiseerd te werken. De ervaring leert dat een dergelijk systeem alleen maar kan gaan werken als van laag naar hoog iedereen het systeem omarmen en gebruiken. Dit vraagt wederom krachtig leiderschap op alle niveaus.
  3. Clean Desk Policy vraagt focus. Heeft u weleens op een plek gestaan waar alleen maar papier en spullen boel om je heen staan. Heel veel mensen weten niet meer waar ze moeten beginnen. Er ligt teveel, dat aangepakt moet worden. Zelf heb ik dan altijd de neiging om de deur achter mij dicht te gooien en weer weg te gaan.
    Veel spullen in een werkruimte of kamer benauwen mij. Ik heb ruimte nodig om te kunnen nadenken. Als ik begin te werken achter een leeg bureau, heb ik meer focus bij de dingen die ik moet doen. Om deze reden heb ik mijn werkruimte verplaats van een kamer in huis naar een flexibele ruimte in een verzamelgebouw in het dorp. Deze ruimte is leeg, als ik hier ga werken, kan ik alles loslaten en mij concentreren op mijn werk.
  4. Clean Desk Policy maakt schoonmaak eenvoudig. Een vol bureau maakt lastig schoon. Veelal worden de stapels niet verplaatst en doet men alleen maar de plekjes die nog vrij zijn. Papier en spullen hebben allemaal de nare gewoonte, dat ze stof aantrekken. Dat is natuurlijk niet zo, maar we maken deze zaken minder snel schoon. Voor iedereen een aanrader om in een volle ruimte, een groot deel van de spullen weg te halen. Probeer het eens uit en je zult ervaren hoe snel alles weer schoon is.
  5. Clean Desk Policy faciliteert flexibel werken in tijdelijke teams.
    Ik ben er een groot voorstander van om mensen die tijdelijk met elkaar aan een order of project moeten werken, dicht bij elkaar zitten. Het werken met flexibele werkplekken is in mijn optiek ideaal. Je kunt namelijk op eenvoudige wijze samen gaan zitten met de personen, waar jij op dat moment mee samen werkt. Opgeruimde werkplekken zorgen ervoor dat mensen op verschillende plekken kunnen werken. Zelfs binnen een afdeling waar medewerkers verschillende werkzaamheden hebben. Op wisselende dagen met andere collega’s werken, kunnen op eenvoudige wijze snel van werkplek veranderen. Vooral als het documentatiesysteem goed op orde is en iedereen direct kan vinden wat hij zoekt, waar hij ook zit. Als extern adviseur heb ik vrijwel nooit een vaste werkplek. Hierdoor spreek ik met heel veel mensen in de organisatie. Ik zie veel dingen goed gaan en veel dingen fout gaan in processen. Puur omdat mijn werkplek iedere dag kan wisselen.

Welk effect heeft een opgeruimde werkplek op jou?

Geef in het commentaarveld hieronder  je reactie.

Als dit artikel interessant is voor mensen in jouw netwerk, wil je het dan ‘delen’ door op één van de social media knoppen hieronder te klikken?

 

 

 

 

 

 

2 Comments

  • Alie

    Reply Reply 26 januari 2015

    Heel herkenbaar! Je artikel drukt weer eens op de zere plek. Zo opruimig ben ik niet. Komende zaterdag heb ik een dienstenruil actie een mevrouw komt eens kijken naar mijn “zooi” en ik ga eens kijken naar haar voeten 😉
    Mooi deal! Dus wie weet binnenkort een ‘opgeruimde’ Alie!

    • Lizethe Keijzer

      Reply Reply 27 januari 2015

      Alie,

      Dit is wel heel creatief om een dienstenruil toe te passen. Na de grote opruimactie getuigd het wel van leiderschap als het opgeruimd blijft. Ik geef toe dit is wel lastig. Als je een winkel binnenkomt die er opgeruimd en georganiseerd eruit ziet, komt het toch een heel stuk beter over.

      Stap 1 in het starten van een eigen bedrijf, opruimen en de chaos achter je laten.

      Succes met je opruimactie. Wie weet doet goed voorbeeld, goed volgen.

Leave A Response

* Denotes Required Field