Introductie medewerker

Praktische tips voor de introductie van nieuwe medewerkers.

Heb jij dat ook, dat je nerveus bent als je weer start bij een nieuwe organisatie?

Ik heb net mijn eerste week achter de rug bij een nieuwe organisatie. Ik ben al vaak voor korte en langere opdrachten gestart bij nieuwe organisaties. Iedere keer is het weer spannend. De avond ervoor slaap ik al minder goed.

Ik ben door de jaren heen veel gewend om bij nieuwe organisaties te starten. Vanuit mijn werk ga ik gelijk kijken hoe de opvang van nieuwe medewerkers is geregeld. Daarnaast ben ik ook altijd benieuwd of de geschetste situatie van het bedrijf tijdens de gesprekken overeen komen met de indrukken van de eerste week.

Waar loop je tegenaan als nieuwe medewerker?

In de eerste dagen ben je als nieuweling aan het uitvogelen hoe de lijntjes allemaal lopen. Tijdens de gesprekken heb ik andere mensen gesproken, dan degene aan wie ik mag rapporteren. Dit geeft al een bijzonder beeld. In de voorgesprekken bespreek je namelijk alles dat jij belangrijk vind. Ik mag deze vragen opnieuw stellen, omdat ik nu met andere mensen te maken krijg. De antwoorden die je krijgt zijn weer anders geformuleerd en net anders geïnterpreteerd.

Het is altijd fijn als in het begin je computer klaar ligt en alle systemen werken zoals dat hoort. Ik ben in het verleden bedrijven tegen gekomen waar een nieuwe medewerker 2 weken op een computer moest wachten. Als je op kantoor werkt zijn dat 2 verloren weken. De leidinggevende moet dan nog meer doen om de medewerker bezig te houden.

Allerlei praktische dingen komen naar voren als, waar mag ik parkeren, krijg ik een sleutel om het kantoor binnen te komen, waar kan ik de nodige informatie vinden. Veel bedrijven zijn al bedrijfsblind. Dat wil zeggen dat ze niet meer zien wat in een 1ste werkweek belangrijk was. Hoe hou je een eerste werkweek interessant en vooral productief voor een nieuwe collega?

Een hele leuke ervaring in deze week, is dat iedereen op kantoor tegelijk gaat lunchen. Brood, beleg en drinken staan klaar en iedereen loopt door elkaar heen. Dit is super om iedereen kort te kunnen spreken. Een krachtig intranet zorgt er gelijk voor dat je jezelf mag voorstellen aan de collega’s op andere vestigingen. Wat was ik blij dat er ook nog een paar terug reageren en mij welkom heten.

Wat betekent een goede opvang?

Een goede opvang betekent dat je, je welkom voelt in een organisatie. Het betekent ook, dat je het gevoel krijgt dat ze je echt nodig hebben. Je wordt gemotiveerd en de handen gaan jeuken om echt aan de slag te gaan. Een goede opvang betekent aandacht en zorg voor de nieuwe medewerker.

De nieuwe medewerker weet bij wie hij terecht kan als hij/zij iets nodig heeft. Een goede opvang zorgt er ook voor dat je concreet met iets aan de gang kan. Deze week kreeg ik na 4 dagen al een vraag om advies. Ik heb deze vraag direct aangepakt om concreet al een actie in gang te zetten. Heerlijk even concreet bezig zijn en te laten zien wat je kunt betekenen voor de organisatie.

Wat kan jij als leider betekenen bij de opvang van de nieuwe medewerker?

De eerste weken zijn cruciaal voor een leidinggevende om een stempel te drukken op de werkrelatie met de nieuwe medewerker. Als leider wil je snel weten welk vlees je in de kuip hebt. Je wilt weten hoe snel iemand iets oppakt en of hij/ zij zelf initiatief neemt.  In de eerste weken schep je als leidinggevende de verwachtingen die je hebt van de nieuwe collega.

10 tips om effectiever nieuwe collega’s te introduceren:

Tip 1: Zorg dat je ’s morgens als eerste de medewerker ontvangt. Drink een kop koffie, bespreek de eerste week.

Tip 2: Laat de medewerker zijn/ haar werkplek zien en loop direct een rondje door het gebouw.

Tip 3: Wijs een buddy of mentor aan, die de nieuwe collega in de eerste weken kan bijstaan met allerlei vragen.

Tip 4: Zorg dat de computer klaar staat met alle belangrijke systemen en inlogcodes. Laat veiligheidsfilmpjes, bedrijfsfilmpjes en andere informatie zien.

Tip 5: Zorg dat er afspraken geregeld zijn met de medewerkers/ leidinggevenden met wie deze medewerker gaat samenwerken.

Tip 6: Zorg dat je documenten hebt klaarliggen, zodat de nieuwe medewerker in verloren uurtjes zich kan inlezen.

Tip 7: Zorg dat medewerker zich kan voorstellen aan andere collega’s/ vestigingen door middel van intranet, nieuwsbrieven of email.

Tip 8: Geef de medewerker concreet kleine opdrachten, die snel uitvoerbaar zijn. Het geeft de nieuwe medewerker daadwerkelijk het gevoel een bijdrage te leveren en contact te kunnen maken met andere collega’s.

Tip 9: Leg de huisregels uit, geef de benodigde sleutels, leg uit hoe tijdsregistratie werkt.

Tip 10: Leg alle stappen vast in een introductie formulier, deel deze stappen met de medewerker. Maak dit introductie formulier specifiek voor je eigen bedrijf en voor de functie. Het geeft houvast aan de eerste weken. Het komt krachtig en goed georganiseerd over.

Wat doe jij om nieuwe medewerkers te introduceren?

Geef in het commentaarveld hieronder  aan wat jij allemaal doet om een medewerker het gevoel te geven dat hij welkom en nodig is/.

Als dit artikel interessant is voor mensen in jouw netwerk, wil je het dan ‘delen’ door op één van de social media knoppen hieronder te klikken?

 

4 Comments

  • Hilda Mossink

    Reply Reply 8 februari 2015

    Ha Lizethe, ik heb momenteel niet met deze situatie te maken maar herken het wel het belang van een zorgvuldige opvang van nieuwe mensen, vanuit eerdere werksettings. In de hectiek van veel bedrijven is dit nog weleens een ondergeschoven kindje. Goed als bedrijven daar een protocol voor maken. En de tip van jou om een collega als maatje/mentor aan te stellen lijkt me eenvoudig te organiseren en een krachtig instrument. Als een nieuwe medewerker zich snel op zijn/haar gemak voelt zal de motivatie en het enthousiasme sterker zijn lijkt mij. Goeie investering dus!

    • Lizethe Keijzer

      Reply Reply 8 februari 2015

      Hilda,
      Het is zeker een investering die zich terug verdient. Ik heb te vaak nieuwe medewerkers gezien in organisaties, die bij het begin al gedemotiveerd raken.
      Vooral als de ICT van een bedrijf niet goed aansluit. Het aanstellen van een maatje/mentor zorgt voor een snelle introductie met andere collega’s.
      Zoals je zegt een krachtig instrument.

  • Liesbeth

    Reply Reply 8 februari 2015

    Goeie tips!
    En ook erg herkenbaar, heb in het verleden vaak geswitsch, dus opnieuw beginnen bij een werkgever is altijd spannend.

    • Lizethe Keijzer

      Reply Reply 8 februari 2015

      Dank je Liesbeth, de afgelopen week was voor mij ook weer spannend. Hopelijk wordt de tweede week een stukje makkelijker.

Leave A Response

* Denotes Required Field