Grip op resultaten

Zou jij ook met een sprong het nieuwe jaar in willen gaan?

Zou jij in het nieuwe jaar alles anders willen aanpakken?

Menig maal heb ik als leidinggevende het goede voornemen gehad om het nieuwe jaar van het begin af aan richting te geven, zodat ik grip kreeg op de resultaten van het team. In de rustige kerstperiode kreeg ik de meest briljante ideeën hoe ik het allemaal anders ging aanpakken. Eenmaal weer aan het werk in januari kreeg de realiteit mij weer in de greep. Binnen de kortste keren zorgde de dagelijkse hectiek ervoor dat ik weer achter de feiten aanliep. In de regel compenseerde ik dit door nog harder te gaan lopen. Ik was altijd blij als we in februari weer op wintersport konden gaan. Even het hoofd leeg maken en nieuwe energie krijgen. Je herkent vast het patroon van achter de feiten aan lopen en dit compenseren door nog harder te werken.

Wat ben ik anders gaan doen?

Na enige jaren dit gedaan te hebben, kwam ik tot de conclusie dat ik niet meer achter de feiten aan wilde hobbelen. Ik wilde meer tijd vrij krijgen, om mij bezig te kunnen houden met de inhoud van het werk. Ik wilde weer gewoon gesprekken kunnen voeren met mensen. Van de één op de andere dag ben ik mijn werk gaan plannen. Ik ben strak aan de gang gegaan om structuur te brengen in wat ik wilde realiseren en wat ik moest realiseren in het jaar met de afdeling.

Ik ben met mijn team om de tafel gaan zitten. We hebben het bovenstaande punt besproken en wonder boven wonder ondervond het team dezelfde problemen. Achteraf is dit natuurlijk niet zo gek. Een leidinggevende is en blijft toch een voorbeeld. Het gedrag dat een leidinggevende uitstraalt, slaat over op het team. Als een leidinggevende hectisch gedrag vertoond, dan zal je zien dat dit ook zijn effect heeft op het team.

Als team hebben we de volgende stappen ondernomen:

Stap 1. Het vaststellen van de verplichte jaarlijkse activiteiten. 

Als afdeling hadden we te maken met deadlines zoals de maandelijkse salaris betaling, de jaarlijkse gesprekscyclus, de budgetrondes en het vaststellen van opleidingsplannen. Als team is het belangrijk om al deze punten vast te stellen. Iedereen weet welke vaste items op de planning staan. Soms is het niet mogelijk om dit met alle teamleden door te spreken. In dat geval is het wel handig een paar sleutelfiguren op de afdeling er bij te betrekken.

Stap 2. Het opschrijven van de doelen van het team en de individuele doelstellingen.

Naast afdelingsdoelstellingen hadden alle teamleden ook individuele doelstellingen. Als je deze doelstellingen verzameld komt er een goed overzicht wat er allemaal op stapel staat. Je krijgt ook overzicht welke doelen elkaar versterken en welke elkaar in de weg zitten. Van al deze doelen hebben we de prioriteiten vastgesteld. Sommige doelen hebben we laten vallen.

Stap 3. Alle doelen en deadlines in een jaar kalender plaatsen.

Letterlijk hebben we eerst alle deadlines in de kalender geplaatst over het jaar heen. Vervolgens hebben we op basis van prioriteit gekeken wanneer welke doelstelling afgerond moest worden. Hierdoor krijg je goed inzicht wanneer piekmomenten ontstaan.  Op de piekmomenten zijn we gaan kijken wat moet en wat kunnen we naar voor of naar achter schuiven. We kregen bijvoorbeeld de mogelijkheid om opleidingsplannen in een wat rustiger moment te plaatsen. In de zomer maanden is het gemakkelijker om klussen die meer uitzoekwerk vragen goed op te pakken. Het werk kon op deze wijze beter verspreid worden over het jaar. Binnen een productieplanning wordt vaak wel de producten gepland, maar de overige doelen vaak niet. Die kunnen in het luchtledige  blijven hangen. Mensen die werken in projecten kennen het plannen van alle details van een project. Een overzicht van meerdere projecten met overige doelstellingen wordt al gauw ingewikkeld en vaak niet gedaan.

Stap 4. De kalender periodiek bespreken in werkoverleg.

Door de kalender periodiek te bespreken in het werkoverleg, blijft het team overzicht houden van alle activiteiten. Wat voor mij een eye-opener was, dat ik door deze planning juist overzicht kreeg. Ik kon sturing geven aan het proces. Iedereen was op de hoogte. Sommige doelen werden eerder gehaald, andere doelen werden uitgesteld en sommige doelen verdwenen van de lijst. In een aantal situaties kom je tot de conclusie dat een doel geen prioriteit meer heeft. Doordat we alles transparant op papier hadden gezet, kon ik grip houden op de resultaten van het team. Ik kon ook uitleggen, waarom we bepaalde keuzes hadden gemaakt.

Als je nu vraagt of ik hierdoor minder werk had, dan kan ik aangeven dat we net zo hard werkten als daarvoor. We hadden echter rust in het proces gebracht, waardoor we proactief vooraan liepen en niet meer achter de feiten aan hobbelden. We hadden tijd ingepland om met de inhoud bezig te zijn op momenten dat dit kon.

Ik heb in deze blog een stappen plan gegeven hoe je door middel van een jaarplanning meer overzicht kan krijgen op de activiteiten van het team. Door transparant de punten vast te leggen hebben we piekmomenten in kaart gebracht en momenten waar we meer tijd hebben om met de inhoud bezig te zijn. Dit proces bracht rust in de afdeling.

Wat doe jij om meer overzicht te krijgen over de activiteiten van je team?

Geef in het commentaarveld hieronder je reactie weer.

Als dit artikel interessant is voor mensen in jouw netwerk, wil je het dan ‘delen’ door op één van de social media knoppen hieronder te klikken?

Leave A Response

* Denotes Required Field